استفاده بهینه از نرم افزار حسابداری مالی کاکتوس

استفاده بهینه از نرم افزار حسابداری مالی کاکتوس

#

نرم افزارهای مالی اداری کاکتوس، مثلا برنامه حسابداری مالی یا برنامه انبارداری، ابزاری است که می توان آن را به صورت درست و بهینه استفاده کرد یا به صورت ناقص و با کارآیی کم. از این منظر، برای استفاده از برنامه های کاکتوس، مثل استفاده از هر ابزاری، باید دید نحوه استفاده بهینه از آن به چه صورت است.

مثال: در یک آشپزخانه با انواع و اقسام ظروف و مواد خوراکی، برای طبخ یک برنج ساده برای یک نفر، ما به یک شکل از ابزار موجود استفاده می کنیم و برای طبخ خورشت قرمه سبزی برای ده – بیست نفر، به شکلی دیگر. بعبارت دیگر هدف نهایی ما تعیین کننده نحوه استفاده ما از ابزار موجود است. این مثال در مورد برنامه های کاکتوس هم مصداق دارد: مثلا در برنامه انبارداری کاکتوس انواع و اقسام امکانات مختلف برای ثبت تراکنش های کالا در انبار و تهیه گزارشات مربوطه تعبیه شده است. اینکه ما از کدامین این امکانات، و به چه صورت استفاده کنیم بستگی به هدف نهایی ما از ثبت این اطلاعات دارد. در سلسله مقالات حاضر تلاش گردیده تا با بررسی نرم افزارهای مختلف کاکتوس، به ویژگی های هر نرم افزار پرداخته وتوصیه هایی برای نحوه استفاده بهینه از این امکانات برای گردش کارهای مختلف ارائه گردد.

نرم افزار حسابداری مالی کاکتوس

برنامه حسابداری مالی کاکتوس شامل سه بخش اساسی تعریف سرفصل حسابها، ثبت سند حسابداری، و تهیه گزارشات حسابداری می باشد.

چیدمان حساب ها

مهمترین قسمت اثر گزار بر نحوه استفاده از برنامه حسابداری، قسمت تعریف سرفصل حسابها، یا چیدمان حساب ها، می باشد. این امر از دو منظر اهمیت دارد:

الف – کسب و کار ما چیست و برای چه کسب و کاری نیاز به ثبت تراکنش های مالی داریم؟ مثلا برای ثبت هزینه ها و درآمدهای مربوط به واحدهای مسکونی یک مجتمع مسکونی ما نیاز به یک چیدمان ساده حسابها، عمدتا شامل حسابهای درآمدها و هزینه ها و حسابهای اشخاص داریم، ولی برای ثبت تراکنش های مالی یک واحد تولیدی ما نیاز به طراحی صنعتی حسابها، مثلا حساب موجودی مواد مصرفی، قیمت تمام شده محصول، و غیره داریم که بسیار گسترده تر است.

در لیست زیر برخی گردش کار متفاوت، که  نیازمند چیدمان متفاوت برای امور حسابداری مالی است نمایش داده شده است:

خرید و فروش کالا و خدمات

بازرگانی واردات و صادرات

تولید و صنعتی

پیمانکاری

و . . .

ب – با مشخص کردن چیدمان حساب ها برای کسب و کارمان لازم است مشخص کنیم تا چه میزان می خواهیم در جزئیات ریز شویم یا می خواهیم عملیات مالی را به صورت کلی تر ببینیم. واضح است که چنانچه بخواهیم هرچه ریز تر به تراکنش ها بپردازیم نیاز به کاربری بیشتر داریم، و کاربری بیشتر برنامه یعنی هزینه بیشتر و صرف زمان بیشتر. پس استفاده بهینه از برنامه مستلزم پرهیز از جزئیات غیر ضروری است. مثلا در ثبت هزینه های جاری یک موسسه می توان خیلی از هزینه های ریز را در قالب یک سند تنخواه ثبت نمود از ثبت تک تک هزینه های جزء، مثلا خرید چای و خرید کبریت صرفنظر کرد. مثال دیگر: در یک برنامه حسابداری صنعتی ما می خواهیم محاسبات قیمت تمام شده با چه تقریبی صورت گیرد؟ هرچه بخواهیم دقت محاسبات بیشتر باشد باید تراکنش های مالی بیشتری را در قالب سرفصل های گسترده تر ثبت کنیم تا به دقت لازم برسیم.

با توجه به اهمیت چیدمان درست سرفصل حساب ها (گروه حساب ها، سرفصل کل، سرفصل معین، سرفصل تفضیلی، مرکز هزینه . . . ) لازم است که این طراحی توسط یک فرد خبره در امور حسابداری تدوین گردد. در حالیکه ثبت تراکنش ها (اپراتوری برنامه) می تواند توسط فردی با دانش حسابداری کم انجام شود، چرا که برنامه ضابطه مند است و امکان زیادی برای اپراتور برای اشتباه کاربری باقی نمی گذارد. بعلاوه، طراح چیدمان حساب ها می تواند نحوه ثبت سند حسابداری برای تراکنش های متفاوت را مکتوب کند و در اختیار اپراتور قرار دهد تا درصد خطای اپراتوری به حداقل برسد.

نکته حائز اهمیت این است که، بنا برگفته مشهور که "چرخ را نباید دوباره اختراع کرد"، لازم نیست که در مورد طراحی حسابها تلاش ویژه و جدید صورت گیرد. بهترین روش این است که ما پس از مشخص کردن گردش کار موسسه، مثلا گردش کار یک شرکت واردات و صادرات، نمونه کدینگ مناسب آن را برداشته و آن را برای ویژگی های کاری خودمان اصلاح کنیم. همین امر در مورد سایر گردش کارها، مثلا خرید و فروش ساده کالا، یا صنعتی مصداق دارد. در این اصلاح، اینکه کارما به چه میزان سبک و ساده است، یا پیچیده و گسترده، حتما باید مد نظر قرار گیرد.

ثبت اسناد حسابداری

در ثبت اسناد حسابداری در برنامه حسابداری کاکتوس، به خاطر ضابطه مند بودن آن، تنوع زیادی در نحوه استفاده وجود ندارد: تنها می توانیم تصمیم بگیریم که برای تراکنش هایمان به چه تعداد سند حسابداری صادر کنیم. البته هرچه تعداد سند ها کمتر باشد از این لحاظ که کار چاپ و نگهداری اسناد چاپی سهل تر می گردد بهتر است.

گزارشات حسابداری

در زمینه تهیه گزارشات حسابداری، برنامه های کاکتوس امکانی برای عدم استفاده بهینه از برنامه فراهم نمی کند! بعبارت دیگر تمامی نسخه های متفاوت نرم افزارهای حسابداری کاکتوس تمامی گزارشات پایه حسابداری مالی، بعلاوه بسیاری گزارشات کاربردی دیگر را عرضه می کند که کاربر برنامه می تواند بنا برنیاز گزارش مورد نظر را تهیه و چاپ کند.

  • 1397/07/12
  • منبع :