انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری - تعداد کاربران نرم افزار حسابداری چند نفر است و امکان تغییر آتی آن چیست؟

انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری - تعداد کاربران نرم افزار حسابداری چند نفر است و امکان تغییر آتی آن چیست؟

#


یکی از مسایل مهم در تصمیم گیری برای خرید یک نرم افزار، مثلا برنامه حسابداری، یا برنامه انبارداری و غیره، میزان توانمندی فنی موسسه ما برای استفاده از این نرم افزار است. به این مثال توجه کنید: ما کارگاه تولیدی پوشاک داریم. کارها عمدتا دستی صورت می گیرد. نقشه کشی، برش، دوخت، پرداخت و غیره مراحل مختلف کار است که اکثرا دستی صورت می گیرد. برای بخش هایی از کار، مثلا قسمت انبار از برنامه هایی مثل برنامه انبارداری استفاده می گردد. در حالیکه فن آوری تولید پوشاک اجازه می دهد تا همه این مراحل به صورت مکانیزه توسط دستگاه انجام شود و توسط یک برنامه مرکزی، مثلا یک برنامه پوشاک مدیریت گردد ما درنظر داریم کارمان را مکانیزه کنیم. علاوه بر دستگاه های جدید، و نرم افزار یکپارچه جدید، یکی از نیازهای مهم ما کاربرانی با دانش فنی لازم برای کار با این دستگاه ها و برنامه های جدید است. بدین قرار، هنگام برآورد نیازهای جدید برای مکانیزه کردن امور تولید پوشاک، برآورد از نیازهای فنی پرسنلی هم ضروری می گردد، یعنی ما اگر نرم افزار جدیدی انتخاب می کنیم باید دانش فنی کاربران برنامه مان را نیز، متناسب با برنامه مورد نظر، در نظر بگیریم و درصورت لزوم  ارتقاء دهیم – و این یعنی هزینه. حال آیا ما برای چنین هزینه ای آمادگی داریم؟
 
یک مثال دیگر که واقعیت هم دارد: یک کارخانه تولید دستگاه های کشتار دام و طیور، با توجه به جایگاه رفیع یک سیستم یکپارچه برای مدیریت کلیه امور، (کلیه امور خرید، تولید، و فروش مواد اولیه و محصولات، بهمراه حسابداری این امور و گزارشات تحلیلی از روند امور) سالهاست که خرید و نصب یک سیستم یکپارچه (ERP) را در دستور کار قرار داده است. اکنون با گذشت دو دهه از این تصمیم هنوز خود را در موقعیتی برای تحقق این امر نمی بیند. علت این تعویق یکی هزینه های نرم افزاری بوده ، و دوم نیاز به یک تیم کاربرای با توانمندی فنی مناسب بود است ه به راحتی قابل تحقق نیوده است. اگر ما روی خرید بهترین برنامه مثلا برنامه حسابداری انگشت بگذاریم ولی کاربر توانمندی که بتواند با آن کار کند را نداشته باشیم، هزینه تهیه چنین نرم افزاری عبث خواهد بود. 
 
در واقع ما هنگام تهیه نرم افزار با یک چالش موجهیم و آن اینکه چه کسی می خواهد با این نرم افزار کار کند و آیا چنین فرد یا افرادی در دسترس ما هست یا خیر، و آیا هزینه کردن برای این امر موجه می باشد یا خیر. بسیار پیش آمده که بخاطر ضعف کاربر برنامه، یا از آن برنامه استفاده نشده یا استفاده از آن در سطح حداقلی بود. مکرر دیده شده که مدیریت یک مجموعه برنامه ای را خریداری کرده ولی مدتها پس از خرید برنامه هنوز نمی داند که کاربرش قادر به استفاده کامل از برنامه نبوده و درصد زیادی از امکانات برنامه بلااستفاده مانده است.
 
مساله فوق بطور معکوس هم می تواند اتفاق بیفتد: بدین قرار که کاربری که ما برای استفاده از نرم افزار اختصاص داده ایم توانمندی بمراتب بیشتر از نیاز نرم افزاررا داراست، بعبارت دیگر ما برای استفاده ازمثلا یک برنامه حسابداری ساده، کاربری با تخصص بالا (یعنی هزینه بیشتر) اختصاص داده ایم.
 
در این مبحث، مساله دیگری که مطرح است تعداد کاربران مورد نیاز برای استفاده از نرم افزار است. همه می دانیم که هزینه های پرسنلی، در اکثر موسسات، یکی از سنگین ترین هزینه های جاری است. استفاده از کاربران بیشتر برای استفاده از نرم افزار، یعنی هزینه پرسنلی بیشتر. در اینجا ما با یک تصمیم گیری مواجهیم: از بین نرم افزارهایی که برای کسب و کارمان مناسب است، کدام نرم افزار، مثلا کدام برنامه حسابداری است که با تعداده کاربران کمتر همان کارایی را به ما می دهد که به آن نیاز داریم؟
 
مسایلی از این دست روشن می سازد که همراه با انتخاب نرم افزار مثلا نرم افزار حسابداری یا نرم افزار انبارداری باید به توانمندی فنی لازم برای کاربر برنامه هم توجه داشت. اگرچه این امر به ظاهر پیش پاافتاده و ساده است، ولی بسیار دیده شده که در عمل عدم دقت در این موضوع منبع هزینه های پنهان غیر ضروری گشته است.
 
گرچه هر برنامه ای نیازهای فنی کاربری ویژه خودش را دارد ولی می توان برای کاهش هزینه های کاربری برنامه، به راه کارهایی عمومی اشاره کرد. در زیر دو مورد از این موارد از منظر یک برنامه حسابداری لیست شده است. شما می توانید این موارد عمومی را به هر موضوع دیگر، مثلا برنامه انبارداری تعمیم دهید.
 
1. یک برنامه حسابداری می تواند ساده و سبک با خروجی های کلیدی حسابداری مالی باشد، یا پیچیده و سنگین با امکانات گسترده و پاسخگوی نیازهای متنوع مدیر مالی. ما باید متناسب با سادگی و پیچیدگی نرم افزار هزینه های پرسنلی برای کاربرانی با دانش فنی کمتر یا بیشتر را نیز درنظر بگیریم، بدین ترتیب نرم افزاری ترجیح داده می شود که ضمن پاسخگویی به نیازهای ما تا حد ممکن ساده و بدون امکانات گسترده غیر ضروری باشد.

2. آموزش کاربر برای کار با برنامه حسابداری مورد نظر می تواند ساده و سریع یا سخت و زمان بر باشد. ترجیح این است که تا حد ممکن نرم افزاری انتخاب شود که آموزش راحت تر و سریعتر داشته باشد. این امر از دو جنبه اهمیت دارد: اول اینکه هزینه آموزش کاربر کمتر است و دوم اینکه برنامه حسابداری پیچیده نیاز به کاربران متخصص تر دارد و هزینه دستمزد چنین کاربران بیشتر بوده و درصورت نیازبه استخدام کاربر جدید راحت تر می توان کاربر مورد نظر را انتخاب نمود.
 
  • 1396/11/25
  • منبع :