راهنمای انتقال اطلاعات پایه به سال مالی جدید - نرم افزار عمومی

راهنمای انتقال اطلاعات پایه به سال مالی جدید - نرم افزار عمومی

#
 
در برنامه های مالی و بازرگانی، مثلا برنامه حسابداری یا برنامه انبارداری، اطلاعات در قالب سال های مالی تفکیک می گردد. بدین قرار در کار با این برنامه ها باید بتوان سال مالی تعریف کرد و بتوان بین سالهای مالی انتقال اطلاعات داشت. مثلا وقتی ما در سال 1396 در نرم افزار انبارداری ثبت اطلاعات می کنیم باید بتوانیم سال مالی 1397 را تشکیل دهیم و اطلاعات پایه، شامل تعریف کالا ها، تعریف انبارها، تعریف واحدهای اندازه گیری را از تعاریف انجام شده در سال 1396 به سال 1397 انتقال دهیم. این انتقال اطلاعات از دو جنبه حائز اهمیت است. اول اینکه ثبت مجدد اطلاعات پایه در سال 1397 به صورت دستی زمانبر است، و دوم اینکه باید بین این تعاریف در دو سال یک ارتباط درونی جدا از تشابه نام و مشخصات ظاهری وجود داشته باشد که برقراری این ارتباط به صورت دستی غیر ممکن بوده و فقط توسط برنامه می تواند صورت گیرد. چنین ارتباطی مثلا در انبارداری برای صدور رسید اول دوره از روی موجودی پایان سال ضروری است. همین طور در برنامه حسابداری، برای صدور سند افتتاحیه از روی سند اختتامیه سال قبل به آن نیاز می باشد.

ایجاد سال مالی جدید و انتقال اطلاعات

ایجاد سال مالی جدید و انتقال اطلاعات از یک سال مالی به سال مالی دیگر در برنامه های عمومی کاکتوس در دو حالت، به شرح زیر، می تواند صورت گیرد.

حالت اول : در این روش ایجاد سال مالی زمانی آغار می شود که تاریخ سیستم عامل شما سال جدید را نمایش دهد .

مرحله اول : اگر تاریخ سیستم عامل شما به درستی تنظیم شده باشد وقتی بعد از شروع سال جدید نرم افزار خود را باز نمایید با پیغام زیر برای ایجاد سال مالی جدید مواجه خواهید شد.
 
 

توجه :
 
در صورتی که گزینه Cancel را انتخاب کنید فرآیند انتقال اطلاعات متوقف شده و اطلاعات سال مالی جاری نمایش داده می شود. 
در صورتی که گزینه No را انتخاب کنید فرآیند ایجاد سال مالی انجام می شود ولی اطلاعات پایه به سال مالی جدید منتقل نخواهد شد. در واقع در این حالت، برای سال مالی جدید هیچ اطلاعات قبلی ذخیره نمی شود و کلیه اطلاعات پایه باید توسط کاربر ثبت گردد.

مرحله دوم : با انتخاب گزینه Yes با پیغام زیر مواجه می شوید .
این پیغام هشدار می دهد که اگر در محیط شبکه با نرم افزار کار می کنید از بسته بودن تمامی نرم افزار ها اطمینان حاصل کنید.
 


مرحله سوم : با انتخاب گزینه Yes با پیغام زیر مواجه می شوید.
این پیغام هشدار می دهد که فرآیند انتقال اطلاعات بسته به مقدار اطلاعات شماست در صورتی که در حال حاضر زمان کافی برای انجام این انتقال را ندارید گزینه No را انتخاب کنید.
 


مرحله چهارم : با انتخاب گزینه Yes با پیغام زیر مواجه خواهید شد و انتقال اطلاعات به سال جدید با موفقیت انجام خواهد شد . 


حالت دوم :
  در این روش قبل از اینکه برنامه در سال جدید باز شود و پیغام ایجاد سال مالی جدید را بدهد نسبت به ایجاد آن از داخل برنامه اقدام می کنیم . 
 
برای این منظور از حسابداری / تغییر و تعریف سال مالی را انتخاب، و در فرمی که متعاقبا ظاهر می گردد سال مالی مورد نظر را انتخاب نمایید. (این منو عموما ذیل منوی حسابداری قرار دارد ولی اگر منوی حسابداری وجود نداشته باشد ذیل منوی انبارداری یا غیره قرار دارد) 
 
 
 
نکته :

ایجاد سال مالی قبل 


 الزاما نباید سال مالی جدید بعد از سال مالی فعلی باشد. بعنوان مثال شما می توانید در سال 1396 اقدام به ایجاد سال مالی 1395 نمایید.
 
  • 1396/12/28
  • منبع :