10 اشتباهی که باید هنگام انتخاب نرم افزار حسابداری از آنها اجتناب کنید

10 اشتباهی که باید هنگام انتخاب نرم افزار حسابداری از آنها اجتناب کنید

#

10 اشتباه رایج هنگام انتخاب نرم افزار حسابداری :



1.مشخص نبودن نیازها
2.بررسی نکردن گردش کار
3.مشورت نکردن با افراد مناسب
4.بررسی نکردن مشکلات 
5.بررسی نکردن کارایی 
6.بررسی نکردن میزان انعطاف پذیری 
7.بررسی نکردن قابلیت گسترش
8.بررسی نکردن پشتیبانی 
9.مطابقت نداشتن با استانداردهای مجموعه
10.بررسی نکردن کیفیت برنامه نویسی
 
پیشرفت و موفقیت یک مجموعه در گرو تمرکز روی نقاط اصلی و کلیدی است که توجه به بخش حسابداری و  کنترل درآمد ها و هزینه ها یکی از اصلی ترین آنهاست و در این بین انتخاب درست یک نرم افزار حسابداری مرز بین یک مدیریت آسان یا دشوار ، موفق یا ناموفق را مشخص می کند .
 
در اینجا به بخشی از اشتباهاتی که معمولا افراد و شرکت ها در انتخاب یک نرم افزار حسابداری انجام می دهند را بررسی می کنیم .
 
1.مشخص نبودن نیازها
 
در بیشتر موارد سرمایه زیادی به منظور خرید یک نرم افزار حسابداری اختصاص داده می شود بدون اینکه به درستی نیازهای یک مجموعه بررسی شود پیدا کردن یک نرم افزار حسابداری مناسب زمانی امکان پذیر است که بدانید به چه منظور و به چه دلیلی قصد خرید نرم افزار حسابداری را دارید در یک نگاه کلی دلیل برای چنین خریدی پیگیری مسائل مالی مربوط به مجموعه است اما شما دقیقا می خواهید با یک نرم افزار حسابداری چه کاری انجام دهید ؟
آیا هدف شما از خرید نرم افزار حسابداری مسائل قانونی و مالیاتی است ؟
آیا هدف شما به سادگی ثبت درآمدها و هزینه ها و محاسبه سود ناشی از آنها است ؟
آیا هدف شما استفاده حداکثری از نرم افزار حسابداری برای گزارش گیری و تحلیل مسائل مالی مجموعه است ؟
و ...
اگر دقیقا نیاز خود را می دانید می توانید گزینه های پیش روی خود را مشخص تر دنبال کرده و نرم افزار حسابداری مناسب خود را انتخاب کنید در غیر این صورت ممکن است نرم افزار حسابداری را انتخاب کنید که با نیاز شما هماهنگی نداشته باشد .

در صورت تمایل می توانید مقاله راهنماي انتخاب بهترين نرم افزار حسابداری بر اساس نيازها را مطالعه کنید . 
 
2.بررسی نکردن فرآِیندهای کاری
 
قبل از خرید یک نرم افزار حسابداری لازم است ملاحظات بسیاری انجام شود که بی توجهی به هر کدام می تواند مشکلاتی را در آینده به وجود بیاورد که یکی از این موارد بررسی نکردن دقیق و واقعی فرآیندهای کاری در بخش حسابداری یک مجموعه است در بعضی موارد یک مجموعه نیاز می بیند برای رسیدن به اهداف فرآِیندهای کاری جدیدی را اضافه کند ولی در بعضی اوقات این نیاز احساس نشده و استفاده کامل از همان فرآیندهای کاری موجود بهترین گزینه خواهد بود برای تصمیم گیری بهتر قبل از هر تصمیم گیری با تیم حسابداری خود در مورد تغییر دادن یا ندادن فرآیند های کاری خود صحبت کنید .
 
شاید نیاز به نرم افزار حسابداری جدید نداشته باشید یا بالعکس سریعا باید تصمیم به تغییر نرم افزار حسابداری خود و پیاده سازی فرآیندهای جدید بگیرید.
 
3.مشورت نکردن با افراد مناسب
 
زمانی که شما قصد خرید یک نرم افزار حسابداری را دارید باید از مشاوره گرفتن از افراد غیر متخصص و کسانی که ارتباط چندانی با نرم افزار حسابداری ندارند اجتناب کنید نرم افزار حسابداری شما با بخش های مختلفی در مجموعه شما در ارتباط بوده و اطلاعات مختلفی را برای بخش های مختلف مجموعه شما آماده می کند و این بسیار مهم است که در زمان انتخاب ، شما از تمامی افرادی که با نرم افزار حسابداری در ارتباط هستند مشورت و نظرخواهی کنید و کار انتخاب نرم افزار حسابداری را تنها به بخشی خاص واگذار نکنید .
با مشورت خواهی از گروه های مختلف مانند کاربران استفاده کننده از نرم افزار حسابداری ، مدیران ، مشتریان و ... می توانید بهترین نرم افزار حسابداری را برای مجموعه خود خریداری کنید .
 
4.بررسی نکردن مشکلات

 
چه مشکلاتی در حال حاضر در بخش حسابداری شما وجود دارد ؟ آیا مشکل در مجموعه شما از بی دقتی در حسابداری است ؟ بعضی از شرکت ها بدون شناسایی مشکلاتی که در بخش حسابداری وجود دارد اقدام به تهیه نرم افزار حسابداری می کنند به طور مثال شما می توانید بررسی کنید که کدام یک از فرآیندهای کاری موجود می تواند برای افزایش سرعت کار شما در بخش حسابداری نیاز به خودکار سازی دارند 
لیستی از مشکلات موجود در بخش حسابداری و راه حل های مناسبی که برای رفع آنها به نظرتان می رسد تهیه کنید  و در هنگام انتخاب نرم افزار حسابداری مطمئن شوید نرم افزار برای رفع مشکلات شما مناسب است.

5.بررسی نکردن عملکرد نرم افزار حسابداری 
 
بسیاری از شرکت ها عملکرد نرم افزار های حسابداری را قبل از خرید بررسی نمی کنند در صورتی که در عملکرد نرم افزار های حسابداری مختلف تفاوت های اساسی وجود دارد این بسیار مهم است که شما عملکرد واقعی یک نرم افزار حسابداری را مورد بررسی قرار دهید دقت کنید در هنگام انتخاب نرم افزار حسابداری فاکتورهای مختلفی مانند : راحتی در استفاده کاربران ، امکانات ، قابلیت ها ، سرعت نرم افزار ، و ... را در نظر بگیرید.
 
برای اینکار کافی ست دمو نرم افزار حسابداری مربوطه را روی سیستم خود نصب کرده و برای مدتی با آن کار آزمایشی انجام دهید .
 
6.بررسی نکردن میزان انعطاف پذیری 
 
زمانی که می خواهید یک نرم افزار حسابداری انتخاب کنید یک مسئله مهم ، مسئله ی انعطاف پذیری است از این جهت که یک نرم افزار حسابداری چقدر قابلیت دارد تا خود را با نیازهای شما هماهنگ کند ؟ شما باید بتوانید به راحتی گزاراشت جدیدی را در نرم افزار حسابداری خود طراحی کنید و یا حتی بتوانید گزارشات موجود را ویرایش و تغییراتی در آنها انجام دهید پس در هنگام خرید دقت کنید که نرم افزار حسابداری که قصد خرید آن را دارید به اندازه مورد نیاز شما انعطاف پذیر باشد .
 
7.بررسی نکردن قابلیت گسترش
 
بعضی از شرکت ها قبل از خرید یک نرم افزار حسابداری به این مسئله دقت نمی کنند که یک نرم افزار به چه اندازه می تواند گسترش پیدا کند و معمولا زمانی متوجه این مسئله می شوند که مجموعه رشد کرده و با مسائل جدیدی رو به رو می شود در نتیجه نرم افزار حسابداری و شرکت ارائه دهنده آن باید امکان گسترش نرم افزار خود با توجه به نیازهای جدیدی که در نتیجه رشد مجموعه شما در آینده به وجود می آید را داشته باشد در نظر بگیرید که ممکن است در آینده شرکت شما دو یا سه برابر رشد کند .

 البته ممکن است حتی با نظر گرفتن تمام موارد در آینده نیاز به تغییر نرم افزار حسابداری خود داشته باشید.
 
یکی از بهترین راه حل ها برای این موضوع انتخاب شرکت های نرم افزاری است که نرم افزار حسابداری را در مدل های مختلف ارائه می دهند یعنی در محموعه آنها برای تمام شرکت ها از کوچک تا بسیار بزرگ نرم افزار وجود دارد در این صورت شما هر وقت احساس کنید که نیاز دارید نرم افزار حسابداری قوی تری را جایگزین کنید می توانید از ارائه دهنده نرم افزار حسابداری خود بخواهید تا نرم افزار شما را به ورژن بالاتری ارتقا دهد .
 
8.بررسی نکردن پشتیبانی

 
وقتی شما یک نرم افزار حسابداری را خریداری می کنید انتظار دارید که این نرم افزار کارها را برای شما آسان تر کند و مطمئنا بعد از استفاده از نرم افزار حسابداری با سوالات و مشکلاتی مواجه می شوید پس به خوبی دقت کنید که ارائه دهنده نرم افزار حسابداری شما از یک پشتیبانی قوی و پاسخگو برخوردار است تا هنگامی که در نرم افزار با موردی برخورد کردید بتواند به سرعت در رفع مسائل شما اقدام کند .
 
9.مطابقت نداشتن با استانداردهای مجموعه
 
یکی از مسائل مهم در انتخاب یک نرم افزار حسابداری این است که یک نرم افزار باید با استانداردهای مجموعه شما هماهنگی داشته باشد به طور مثال ممکن است شما نیاز داشته باشید که نرم افزار حسابداری شما با سایت و یا نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتریان شما در ارتباط باشد بهترین راه حل گرفتن مشورت از مهندسین نرم افزار برای انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب با استاندارد های نرم افزاری است که در مجموعه شما رعایت می شود .
 
10.بررسی نکردن برنامه نویسی

 
بعضی از شرکت ها به این مساله توجه ندارند که یک نرم افزار حسابداری چطور برنامه نویسی شده و در این نرم افزار از چه کدهایی با چه کیفیتی استفاده شده و این یعنی آنها نمی توانند متوجه شوند که یک نرم افزار حسابداری در استفاده طولانی چقدر می تواند کارایی خود را حفظ کند مطمئنا شما نمی خواهید روی نرم افزار حسابداری سرمایه گذاری کنید که با یک زبان برنامه نویسی منسوخ شده طراحی شده است .

پس در هنگام انتخاب نرم افزار حسابداری به این مساله هم توجه کنید .
  • 1397/04/27
  • منبع :