راهنمای خرید

بهترین نرم افزار حسابداری کدام است؟

( سلسله مقالاتی برای راهنمایی خرید نرم افزار حسابداری )

 
 
دنیای دیجیتال در حال رشد و تغییر شکل بی وقفه و شتاب آلود است و بهمراه آن نیازهای نرم افزاری کسب و کارهای کوچک و بزرگ دستخوش تغییرات جهش گونه و دایمی است. در این فضای بسیار متلاطم ما چگونه می توانیم بهترین نرم افزار حسابداری برای امور مالی مان را انتخاب کنیم؟
 
انتخاب بهترین نرم افزار یکی ار نیازهای اساسی یک کسب و کار به شمار می رود و در صورتی که فاکتورهای کلیدی در هنگام خرید یک نرم افزار، مثلا نرم افزار حسابداری، مورد توجه قرار گیرد در سرعت کار و بهره وری بیشتر یک موسسه تاثیر بسیار زیادی خواهد داشت. بالعکس، عدم انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب می تواند موجب کاهش بهره وری کسب و کار گردد. این مقاله به بررسی نحوه انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب برای یک موسسه می پردازد. 
 
متقاضیان نرم افزارهای مالی اداری مکررا با این سوال مواجهند که بهترین نرم افزار برای پاسخ به نیازمندی هایشان کدام است .
 
سوالاتی که معمولا خریداران نرم افزارهای مالی اداری به دنیال پاسخ آنها هستند : 
 
بهترین نرم افزار حسابداری کدام است ؟
بهترین نرم افزار انبارداری کدام است؟
بهترین نرم افزار حسابداری مناسب کسب و کار ما چیست ؟
خدمات پشتیبانی مناسب در یک نرم افزار حسابداری چگونه است ؟ 
آیا نرم افزار حسابداری که انتخاب می شود بهترین کارایی را در مقابل قیمت دارد ؟
آیا نصب نرم افزار حسابداری با سهولت انجام می شود ؟
نگهداری اطلاعات مالی به چه صورت است ؟ آیا از امنیت کافی برخوردار است؟
سهولت یادگیری نرم افزار حسابداری چقدر است ؟ آیا کاربر می تواند به سادگی با نرم افزار حسابداری ارتباط برقرار کند؟
آیا منابع آموزشی کافی برای یادگیری سریع نرم افزار حسابداری وجود دارد؟
 
در این سلسله مقالات سعی شده است تا شاخص های کلیدی برای جستجو و انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری و ...  ( حسابداری ، انبارداری و ... )  مورد نظر در اختیار علاقمندان قرار داده شود. در ادامه عناوین این مقالات به همراه خلاصه کوتاهی از متن آنها را مشاهده می کنید برای دیدن مقاله به صورت کامل روی  ادامه متن  کلیک کنید .

• کسب و کار ما چیست و برای چه کاری نرم افزار حسابداری می خواهیم؟ 
 

برای انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری برای کسب و کارمان لازم است بدانیم کسب و کارمان چیست و برای چه کاری نرم افزار حسابداری می خواهیم. ممکن است در وحله اول این سوال بی مورد بنظر برسد ولی وقتی به انتخاب نرم افزار می رسیم، این سوال به صورت جدی مطرح است. قطعا ما می دانیم ریز گردش کارمان چیست، ولی ...... ادامه متن.

• برای نرم افزار حسابداری چه بودجه ای اختصاص داده ایم؟
 
برای خرید یک نرم افزار ، مثلا نرم افزار حسابداری، ما با چه قیمت هایی مواجهیم؟ قیمت نرم افزار حسابداری بین نسخه رایگان تا نسخه چند ده میلیون تومانی می تواند متفاوت باشد! خب، بدین قرار ظاهرا ما می توانیم با هر بودجه ای یک نرم افزار خوب بخریم! بله با هر بودجه ای می توان یک نرم افزار حسابداری خرید، ولی ... ادامه متن.

• نرم افزار حسابداری تمامی بخش های کارمان را پوشش دهد یا برای بخشی از گردش کارمان نرم افزار حسابداری می خواهیم؟
 
احتمالا تا بحال برایتان اتفاق افتاده که رستوران رفته اید، غذا سفارش داده اید و هنگام صرف غذا متوجه شده اید که بیش از نیازتان سفارش داده اید، یعنی مقداری غذا دست نخورده باقی مانده است. برعکس هم می تواند اتفاق بیفتد: یعنی حین صرف غذا دیده اید که خوراکی های دیگری هم هست که می بایست سفارش می دادید. خب، در رستوران براحتی می توان غذای اضافی را در ظرف یکبار مصرف ریخت و برد منزل، یا اینکه اگر غذا کم سفارش داده شده، سفارش غذای بیشتر داد. این سفارش زیاد یا کم هنگام خرید نرم افزار حسابداری هم می تواند اتفاق بیفتد، ولی برخلاف رستوران، جبران آن به سادگی میسر نمی شود...ادامه متن.

• آیا گردش کارمان در طول زمان تقریبا ثابت است یا در آینده دستخوش تغییرات خواهد بود و نرم افزار حسابداری لازم است تغییرات آتی را هم پوشش دهد؟ چه عمر مفیدی برای نرم افزار حسابداری مورد نیازمان درنظر گرفته ایم؟

خرید نرم افزار حسابداری ، از یک منظر، مثل خرید هر کالای دیگر است. مثلا، مدتی است که یخچال منزلمان فرسوده و قدیمی شده و حالا که یخچال های جدید و با کارایی بالاتر و مصرف برق کمتر به بازار آمده وقت آن رسیده که یخچال مان را عوض کنیم و یخچال جدید بخریم. در مورد نرم افزار هم همین گونه است. مثلا نرم افزار حسابداری که مدتی است با آن کار می کنیم دیگر قدیمی شده و نرم افزار های بهتر و پیشرفته تری در بازار عرضه شده که لازم می آورد برنامه حسابداری جدید بخریم...ادامه متن .

• تعداد کاربران نرم افزار حسابداری چند نفر است و امکان تغییر آتی آن چیست؟ توانمندی فنی کاربران ما چیست و چه میزان توانمندی نیاز داریم؟
 
یکی از مسایل مهم در تصمیم گیری برای خرید یک نرم افزار، مثلا برنامه حسابداری، یا برنامه انبارداری و غیره، میزان توانمندی فنی موسسه ما برای استفاده از این نرم افزار است. به این مثال توجه کنید: ما کارگاه تولیدی پوشاک داریم. کارها عمدتا دستی صورت می گیرد. نقشه کشی، برش، دوخت، پرداخت و غیره مراحل مختلف کار است که اکثرا دستی صورت می گیرد. برای بخش هایی از کار، مثلا قسمت انبار از برنامه هایی مثل برنامه انبارداری استفاده می گردد. در حالیکه فن آوری تولید پوشاک اجازه می دهد تا همه این مراحل به صورت مکانیزه توسط دستگاه انجام شود و توسط یک برنامه مرکزی، مثلا یک برنامه پوشاک مدیریت گردد ما درنظر داریم کارمان را مکانیزه کنیم. علاوه بر دستگاه های جدید، و نرم افزار یکپارچه جدید، یکی از نیازهای مهم ما کاربرانی با دانش فنی لازم برای کار با این دستگاه ها و برنامه های جدید است. بدین قرار، هنگام برآورد نیازهای جدید برای مکانیزه کردن امور تولید پوشاک، برآورد از نیازهای فنی پرسنلی هم ضروری می گردد، یعنی ما اگر نرم افزار جدیدی انتخاب می کنیم باید دانش فنی کاربران برنامه مان را نیز، متناسب با برنامه مورد نظر، در نظر بگیریم و درصورت لزوم  ارتقاء دهیم – و این یعنی هزینه. حال آیا ما برای چنین هزینه ای آمادگی داریم؟... ادامه متن.
 
• امکان اثر گزاری مدیران مربوطه در نحوه استفاده از نرم افزار حسابداری چگونه است؟ آیا نرم افزار باید تابع خواسته های مدیر مربوطه باشد یا برعکس، مدیران و کاربران باید خود را با استاندارد های نرم افزار حسابداری وفق دهند؟

نرم افزارهای مالی اداری، مثلا نرم افزار حسابداری براساس اصول مدون، تدوین می گردد. در برنامه حسابداری، تعریف سرفصل حساب ها، گزارشات پایه، مانند تراز کل، و سایر تراز حساب ها، دفاتر کل، معین و تفضیلی، به صورت مدون و استاندارد می باشد و یک نرم افزار معتبر مالی می بایست از این استاندارد ها تبعیت نماید. 
 
این اصول الزاما با نگاه مدیریت به گردش کار کسب و کار خود یکسان نیست. مثلا یک مدیر موسسه فکر کند نیازی به این گزارشات ندارد و به صورت دیگری این اطلاعات را گزارشگیری کند. این تفاوت و بعضا تعارض مابین استانداردهای حسابداری و انتظارات مدیریتی را چگونه باید فیصله داد؟ یک مدیریت سنتی مایل است نرم افزار دقیقا همان کاری را بکند که او طی سالها انجام داده است و به آن عادت کرده، درمقابل برنامه نویس به اصول کار توجه می کند و مستقل از شیوه های کاری مدیریت اصول کار را مبنای طراحی نرم افزار خود قرار می دهد. هرچه شیوه کار مدیریت از اصول کار فاصله داشته باشد تقابل نرم افزار و مدیریت بیشتر می گردد. این تقابل می تواند تا آنجا پیش برود که نرم افزار توسط مدیریت به کناری انداخته شود!... ادامه متن.
 
• تا چه حد تمایل داریم از فناوری های روز نرم افزاری استفاده کنیم و لازم داریم نرم افزار حسابداری قابلیت انطباق با تازه های فن آوري را داشته باشد؟

در استفاده از نرم افزارهای مالی اداری، مثلا برنامه حسابداری، ما همواره با یک چالش مواجهیم: اینکه در مقابل رشد شتابان فن آوری های نرم افزاری و امکانات جدید، به چه میزان از برنامه های موجودمان دست بکشیم و به فن آوری های جدید رو بیاوریم؟
 
وقتیکه ما از یک نرم افزار حسابداری خاص استفاده می کنیم و امورات کسب و کارمان را مدیریت می کنیم نیازی به ارتقا یا تعویض برنامه نمی بینیم. خصوصا با توجه به اینکه ارتقا نرم افزار، و بیشتر از آن تعویض نرم افزار هزینه های آشکار و پنهان خود را داراست: هزینه آموزش، هزینه وقفه در روند استفاده از نرم افزار، هزینه انتقال اطلاعات از برنامه قدیم به برنامه جدید، و بسیاری هزینه های دیگر. بهمین لحاظ لازم است مدیریت موسسات همواره نسبت به ارتقا یا تعویض نرم افزار با صبر و حوصله و دقت برخورد نمایند...ادامه متن.